در تعریفی جامع، فرایند سنجش جامع عملکرد ،در قالب عباراتی نظیر: کارایی، اثربخشی، توانمندسازی، قابلیت پاسخگویی در چارچوب اصول و مفاهیم برای تحقق اهداف و وظایف سازمانی، ساختاری، برنامه ای و توسعه بلندمدت سازمان ارزیابی عملکرد سازمان اطلاق می شود ویا به عبارت دیگر منظور ارزیابی عملکرد این است که مدیر کلیه امکانات مصرف شده اعم ازمادی و معنوی را با بازدهی کار بر اساس معیارهای مورد قبول مقایسه کند تا روشن شود که به اهداف کمی و کیفی مورد انتظار نائل آمده است یاخیر(سهرابی و خان محمدی،۶:۱۳۸۶).
۲-۱-۴ انواع ارزیابی عملکرد
در نوعی طبقه بندی ،چنین اظهار می شود که در برنامهریزی ،جهت بررسی امکانپذیری و نیز بررسی اثربخشی و کارآمدی برنامهریزی صورت گرفته در سه مرحله برنامه ها مورد ارزیابی قرار میگیرند این مراحل را خود می توان نوعی ارزیابی دانست که به شرح ذیل است:
۲-۱-۴-۱ ارزیابی پیش از اجرا (امکانسنجی برنامه ها)
امکانسنجی پیش از اجرا وجود یا فقدان ظرفیتهای فنی، نهادی، قانونی و مالی را برای اجرای سیاستها، ارزیابی کرده و درجه واقعبینی اهداف و سیاستها را افزایش میدهد .این نوع ارزیابی خود میتواند از نتایج ارزیابی برنامه های گذشته برای انجام صحیح ارزیابی قبل از اجرا استفاده کند.
۲-۱-۴-۲ نظارت و ارزیابی حین اجرا
نظارت حین اجرا خطاهای هدف گذاری، برآورد منابع، اثربخشی و یا خطاهای اجرایی یا انحرافات ناشی از تغییرات شرایط پیرامونی را شناسایی کرده و زمینهساز اقدام به موقع برنامهریزان برای اصلاح برنامه ها خواهد شد .
۲-۱-۴-۳ ارزیابی پس از اجرا (ارزشیابی)
ارزیابیهای پس از اجرا با ارزشیابی معناداری، کارآمدی و اهمیت برنامه ها و سیاستهای در حرکت به سمت توسعه، تصویری واقعی از وضعیت موجود اقتصادی و اجتماعی در آستانه برنامه های بعدی ارائه خواهد داد (تسنگ[۱]،۱۹۰:۲۰۱۰).
۲-۱-۵ فرایند ارزیابی عملکرد
هر فرآیندی شامل انجام مجموعه از اقدامات با ترتیب و توالی خاص منطقی و هدفمند میباشد. ارزیابی عملکرد مستلزم پیمودن گامهای متعدد است. گامهای مورد نظر در ارزیابی عملکرد به شرح زیر میباشد:
-
- تدوین و یا بررسی رسالت ها، مأموریتها، اهداف کلان و استراتژ یها؛
-
- تدوین و تنظیم شاخصهای ارزیابی عملکرد؛
-
- تدوین و برقراری معیارها (استانداردهای) عملکردی مرتبط با شاخصهای ارزیابی؛
-
- ابلاغ و اعلام انتظارات شاخصهای ارزیابی به ارزیابی شونده؛
-
- اندازه گیری عملکرد واقعی؛
-
- مقایسه عملکرد واقعی با استانداردهای هر شاخص؛
-
- اعلام نتایج و نحوه نیل به آن ها به ارزیابی شونده؛
- اقدام به منظور به کارگیری عملیات اصلاحی جهت بهبود مستمر عملکرد ارزیابی شونده از طریق مکانیسم بازخورد.(سهراب و خان محمدی ،۱۳۸۶)
نمودار ۲-۱ دیدگاهی دیگر را در فرایند ارزیابی عملکرد نشان میدهد.
بازخورد
نمودار ۲-۱ :فرایند ارزیابی عملکرد
۲-۱-۶ الگوهای متداول ارزیابی عملکرد سازمان ها
الگوهای ارزیابی عملکرد که در کشورهای مختلف مورد استفاده قرار می گیرند، الگوهای متفاوتی میباشند.این الگوها،به لحاظ مکان اجرای ارزیابی عملکرد،از جمله در دستگاههای دولتی ، شرکتهای دولتی، سازمانها و وزارتخانهها نیز متفاوت میباشند. قابل توجه این که در برخی از کشورها از الگوی مشخص بینالمللی جهت ارزیابی عملکرد استفاده نشده و سیستم ارزیابی در سازمانهای این کشورها، سیستم منحصر به فردی میباشد(هوانگ،لیا و لین،۲۰۱۱).با این حال در ادبیات مدیریت برخی از این مدل ها بیش از سایرین مورد توجه قرار گرفته اند که در ادامه به بررسی آن ها پرداخته شده است.
۲-۱-۶-۱ بنچ مارکینگ
بنچ مارکینگ فرآ یند استراتژیکی و تحلیلی از اندازه گیری مداوم تولیدات، خدمات و رویههای سازمان در مقایسه با یکی از سازمان های موفق و پیشرفته در محیط موضوعات مورد مطالعه میباشد.این روش تنهادر جستجوی راه های بهتر نیست بلکه به دنبال بهترین راه است. قبل از هر گونه تلاش برای مقایسه، بنچ مارکینگ نیاز به شناسایی دقیق فرایندهای تجاری سازمان ها دارد و وابسته به تحقیقاتی است که نیازمند برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل، دسته بندی و همچنین وجود یک برنامه فعال برای اجرای تغییرات در پروژه های سازمان میباشد. هنگامی که بنچ مارکینگ با برنامه استراتژیک سازمان ها مطابقت داشته و نیز از آن حمایت کند ،مؤثرتر خواهد بود .بنچ مارکینگ یعنی آنقدر متواضع باشید که قبول کنید یک نفر دیگر در یک چیز بهتر از شما است و آنقدر عاقل باشید که یاد بگیرید چگونه به او رسیده و یا حتی جلوتر بروید. این شیوه در فرایند اجرایی خود هیچگاه متوقف نمی شود بلکه فرآیندی همیشگی است که نیاز به تعدیل و اصلاح دارد(کاظمی و همکاران،۱۳۸۸).
۲-۱-۶-۲ جایزه دمینگ
در سال ۱۹۵۱به پاس زحماتی که دکتر دمینگ پس از جنگ جهانی دوم برای ارتقاء صنعت و کیفیت ژاپن نمود، اتحادیه دانشمندان و مهندسان ژاپن تحت عنوان JUSE جایزه دمینگ را بنیان نهاد. این جایزه بینالمللی بوده و قابل ارائه به کلیه کشورهای جهان میباشد.جایزه دمینگ به شرکتهایی اعطاء میشود که با بهره گرفتن از روشهای آماری و کنترل کیفیت توانستهاند در عملکرد خود بهبود ایجاد نمایند. معیارهای اصلی این جایزه شامل ده مورد به شرح زیر است:
-
- سیاستها و برنامه های بلندمدت مؤسسه
-
- نحوه عملکرد مدیریت
-
- ترویج آموزشهای مربوط به کنترل کیفیت
-
- به کارگیری اطلاعات در سیستم کنترل کیفیت
-
- تجزیه و تحلیل
-
- یکنواختسازی
-
- کنترل
-
- تضمین کیفیت
-
- نتایج
- برنامه های آینده
این معیارها بر اساس اصول چرخه مدیریتی[۲] برنامه ریزی، اجرا، بررسی و اصلاح و نتایج تجربیات دستی که دمینگ در زمینههای کنترل کیفیت، مباحث آماری و غیره که منجر به تحول و انقلاب صنعت ژاپن شده بود، استوار است(براتی و همکاران،۱۳۸۵).
۲-۱-۶-۳ مدل تعالی عملکرد سازمانی اروپا [۳]